Ксения Ч. — Project Manager

Договорная работа и учет: - Контроль договорных обязательств (сроки, лимиты, поставки), минимизация рисков просрочек. - Взаимодействие с подрядчиками по оформлению, проверке первичной документации (акты, счета) и договорных документов (договора, ДС, ТЗ). - Работа в 1С Документооборот, Управление Холдингом контроль оплат, формирование календаря платежей. - Контроль, своевременное заведение счетов, оплата счетов в части ИТ. - Взаимодействие с подразделениями компании по оплате платежей, формированию документации; Финансовый контроль и бюджетирование: - Участие в планировании и контроле исполнения ИТ-бюджета. - Контроль исполнения бюджета, анализ план-факторных отклонений, корректировка статей затрат. - Подготовка управленческой отчетности по ИТ-расходам для руководства. - Оптимизация затрат на услуги связи (снижение расходов за счет пересмотра тарифов) Тендеры и закупки: - Подготовка заявок на закупку, участие в тендерных процедурах экономия бюджета. - Анализ предложений поставщиков, снижение затрат на оборудование и лицензии. - Заведение, согласование заявок на закупку. - Поиск новых провайдеров и организация услуг связи при открытии новых объектов.

Профессиональные знания: Администрирование контрактов, служебное делопроизводство и документооборот, организация закупочной деятельности, основы договорного права, основы действующего законодательства в части применения к договорной работе. Профессиональные навыки Опыт разработки и администрирования контрактов, ведение переговоров и деловой переписки с поставщиками, ведение допретензионной работы, умение строить сводной таблицы и отчёты по ним, уверенный пользователь ПК, организация своевременной оплаты подрядчикам, контроль резервирования средств бюджета, контроль бюджета договоров, подготовка отчетов по бюджету в разрезе финансовой позиции и источника бюджета. Должностные обязанности: 1 Создание и обновление спецификаций по долгосрочным договорам ИС, коммуникации с категорийным менеджером, коммуникации с поставщиками. 2 Проверка поступающих закрывающих документов на правильность оформления, заведение в SAP заказа (аванса) на оплату. Контроль сроков оплаты счетов поставщикам. 3 Создание новых шаблонов договорных документов: выявление потребности в новых шаблонах договорных документов на основании практики работы со структурными подразделениями компании и внешними поставщиками, формирование предложений по изменению текущих шаблонов договоров или создание новых шаблонов договоров, проработка новых шаблонов договоров совместно со специалистами по юридическим вопросам, согласование новых шаблонов договоров с заинтересованными сторонами, внедрение новых шаблонов договоров в ИС совместно с представителями IT. 4 Ведение допретензионной работы: формирование и отправка претензий поставщикам, получение ответов поставщиков на претензии, анализ потенциальных рисков, разработка предложений по их минимизации, коммуникация с инициатором претензии, передача результатов претензионной работы для инициации судебных разбирательств. 5 Подготовка и вынос на рассмотрение предложения направленные на повышение эффективности работы по проведению операционных закупок (изменений бизнес процессов стандартизации и унифицированные формы автоматизации работы). 5 Осуществление ведения статистической отчётности о заключённых договорах. Обеспечение оказания методологической помощь сотрудникам, участие в обучении персонала в роли наставника по вопросам проведения регламентированных процедур.

Собирать и проверять документы на оплату поставщикам (счета, акты и прочее) в соответствии с российским законодательством. Получать подтверждения поставки товара/ услуги и подтверждения на оплату (в соответствии с авторизационными правилами и процедурами). Учитывать счета на оплату в соответствии с Правилами учета (US GAAP стандарты) и российским законодательством, контролируя правильность оформления счет-фактур, необходимые авторизации и корректные привязки к счетам (по соответствующим центрам затрат, заказам на закупку и бухгалтерским счетам; с правильным кодом НДС). Контролировать правильность занесения условий оплаты поставщикам в систему в соответствии с контрактами. Коммуницировать с поставщиками по вопросам оплаты счетов и остатков на балансе. Контролировать предоплаты, неоплаченные поставки и переплаты. Разрешать проблемы, связанные с расхождениями при сверках с поставщиками. Заключение, согласование договоров, доп соглашений. Знание основ бухгалтерского учета; Работа с большим объемом документов в условиях многозадачности и в установленные сроки Опыт планирования, анализа и контроля бюджета; Уверенное знание Excel, Word, PowerPoint; Учет расходования бюджетных средств, запланированных по статьям расходов; Операционное взаимодействие с подразделениями Финансов, Бухгалтерии. Подготовка отчета на регулярной основе по утилизации бюджета. Составление сметы Ведение КА. Проведение встреч с ответственными за Функции, Категории и Центры Затрат с целью: проверки соответствия заявленных расходов Целям Компании; поиска оптимизации расходов с целью повышения эффективности деятельности Компании. Ведение деловой переписки с контрагентами Организация работы линейных исполнителей, контроль сроков и качества работ Подготовка повесток совещаний и их протоколирование.

прием и распределение звонков (работа с мини-АТС), обработка входящей/исходящей документации, работа с поставщиками (отслеживание платежей, контроль за своевременным поступлением первичной документации, контроль за оформлением документов, регистрация, сортировка, анализ входящей/исходящей документации), прием гостей, жизнеобеспечение офиса всем необходимым, от канцелярии до продуктов питания, создание документооборота компании, работа в 1С Альфа-Авто

Вела поиск поставщиков, изучала новые предложения от поставщиков, готовила для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков. Проводила переговоры с поставщиками и согласовывала условия поставки с непосредственным руководителем. Составляла заказы поставщикам. Отслеживала выполнение заказа. Контролировала исполнение обязательств перед поставщиками. Обеспечивала документальное оформление сделок. Определяла виды товара, которые необходимо внести в ассортимент Определяла минимальный складской остаток товаров и обеспечивала наличие необходимого количества товара на складе компании. Выполняла отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

доставка корреспонденции по офису